近年来，上市公司频繁出现印章管理不善造成的违规担保、资金占用等违规行为。上市公司印章管理，是上市公司内控制度的重要一环，印章也是上市公司意志的具体体现。那么，如何规范地管理上市公司印章，章管家智能印章将发布系列推文，通过监管案例详细分析管理风险及应对措施。
本期解读：
一、未建立相关印章管理制度或未及时修订更新制度
案例1：未建立相关印章管理制度
TJPL电路股份有限公司于2019年7月29日收到深圳证券交易所中小板公司管理部下发的《关于对TJPL电路股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2019]第 141 号），《监管函》内容摘要如下：
公司未建立关于董事会印章及监事会印章管理制度，未明确规范其使用、保管流程。
关注要点：
上市公司应当建立健全印章管理制度，明确印章的保管职责和使用审批权限，并指定专人保管印章和登记使用情况。
公司董事会及监事会印章均由专人负责管理，使用范围仅限于董事会决议、监事会决议、股东大会决议等相关文件。印章使用审批流程严格，印章管理人对每份盖章文件均严格审核，并由印章使用人面对面逐条登记，保证印章使用安全、合规。整个流程相关人员均为公司登记的内幕信息知情人，严格控制内幕信息的内部流转。
整改措施：
今后，公司为进一步规范董事会和监事会印章保管及使用的合法性、严肃性和安全性，提高办事效率，维护公司的利益，公司将制定《董事会印章管理制度》及《监事会印章管理制度》，不断完善内部控制，防范风险。
案例2：未及时修订更新制度
2016年7月18日至7月29日，中国证监会新疆证监局对我公司进行了现场检查，并下发了《关于ZTHX双随机现场检查的监管关注函》（新证监局函[2016]203 号），提出以下问题：
1、相关管理制度尚不完善。
公司未根据实际情况及时修订《印章管理制度》。公司《印章管理制度》规定，公司有合同专用章两枚，分别用于以公司名义签发的粘胶纤维产品销售合同以及其他合同。目前公司对所有合同均使用合同专用章2，合同专用章1已封存，但公司未对《印章管理制度》进行修订。
2、制度执行情况存在瑕疵。
经抽查发现，公司2016年与HMS商业银行签订的借款合同上盖有公司公章，但未按照公司《用印管理制度》规定在用印登记表上进行登记。
关注要点：
上市公司应当根据印章使用的实际情况，及时修订公司《印章管理办法》等制度，加强对公司专印章的管理，规范公司印章的使用及保管。
整改措施：
公司将修订《印章管理办法》，加强对公司合同专用章管理，规范公司合同专用章的使用及保管，明确合同专用章的使用范围，销毁不再使用的合同专用章1。《印章管理办法》（修订）对公司的公章用印的审批和登记管理进行了明确的规定，杜绝此类事件的再次发生。
章管家提示
公司的运营随着规模的扩大，通常具有多枚印章，发展过程中数量更有增减。传统的管理方式下，公司印章的刻制和保管通常由专人完成，即便有印章管理制度，和台账记录，也会出现印章数量不明、印章使用记录不全等问题。
对于管理制度不完善问题，一是公司需要制订和不断完善印章管理制度，明确权力归属与权限范围。二是公司应当推进印章管理的数智化升级，利用现代智能工具管控印章。针对上述公司印章管理风险，章管家结合十余年专注于企业智慧管理与智能应用的经验和沉淀，提出印章管理智慧解决方案：
针对合同用印风险管理，运用物联网、智能硬件技术给实体印章加上“智能锁”，通过管理平台、智能印章、用印工作台相结合，对用印全过程实现闭环管理，帮助企业有效管控业务风险。
章管家印章管理平台提供印章全生命周期管理，从印章的申请、刻制、使用到销毁，全过程记录印章使用情况和用章轨迹。
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